在開始了解訂單管理的技巧前,你肯定會想問,「什麼是訂單管理?」、「為什麼我需要訂單管理系統?」、「做小生意也需要訂單管理嗎?」等等諸如此類的問題。

訂單管理,顧名思義就是當商店有顧客購買或是下訂單後,將其留存紀錄,並持續控管後續不論是付款、出貨,甚至是退換貨等關聯的項目。而訂單管理的重要性在於,它是品牌給予顧客服務最大也最直接的一環,對客戶關係維護極其重要!

試想,當一位客人在你的商店購買商品後,發現商品有瑕疵想要退換貨,但若你先前沒有做任何訂單紀錄,身為老闆的你根本無法得知這位顧客是誰、在什麼時候購買,以及他購買的商品內容為何,此時,就很容易陷入兩邊各說各話的情景,導致客服危機。

所以說,不論你是開立實體店面或者是網路商店,甚至是社團團購+1,都必須要做訂單紀錄,並且妥善的管理這些訂單資料。下面也羅列了一些訂單管理的優點:

  • 保留顧客訂購資訊,協助客服快速尋找顧客的訂購狀況與問題。
  • 統一大量管理訂購單,能有效配合撿貨、出貨流程。
  • 利用訂單管理系統,能達成訂單出貨後庫存自動更新或返還,減少庫存問題。
  • 網路商店的訂單管理系統能搭配自動化訊息通知顧客訂單的狀態,讓顧客自行掌握發貨取貨等進度。
  • 訂單資訊是商店營運數據的根本,透過訂單記錄能統計出商店營運狀況,從細節找出優化的要素。


上面提及了訂單管理的重要性與優點後,你是否也想開始管理你的商店訂單呢?下面一起來看看 SHOPLINE 強大的訂單管理系統如何協助你順暢地管理生意!

SHOPLINE 商店訂單管理系統七大特色功能

  1. 視覺化色塊區分訂單類別,快速整單
  2. 電話訂購怎麼下單?善用系統手動成立訂單
  3. 暢通的交易溝通管道,協助組織順利追蹤訂單狀況
  4. 顧客選錯商品?利用編輯訂單修改商品詳情
  5. 顧客想要分開出貨怎麼辦?必知拆單功能
  6. 撿貨出貨一團亂?讓揀貨單與出貨單幫你一把
  7. 進階退貨管理,不讓退貨成為客服壓力

視覺化色塊區分訂單類別,快速整單

對於開立品牌官網的網路賣家來說,其實接單靠的便是「網路商店」本身,當顧客在網路商店看中喜歡的商品,加入購物車完成購買後,系統便會自動成立一筆訂單,而這些訂單將保存在「訂單管理系統」中,以便賣家處理交易內容。

而談到如何管理訂單,「整單」便是首要的任務。當成批的訂單湧入商店時,你肯定會慌了陣腳,頓時不知道該如何處理起,而 SHOPLINE 的訂單管理系統便以整齊的色塊做為區別及提醒,不僅方便快速查看,也有利於批次更改訂單的作業流程。

此外,透過進階搜尋,也能以訂單日期、訂單編號、訂單狀態、商品名稱…等指定條件來搜尋單一或批量訂單,輕鬆找到你所需要的訂單資訊。

SHOPLINE 視覺化訂單管理系統,協助快速整單範例|SHOPLINE 電商教室

SHOPLINE 訂單管理系統 − 快速整單

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電話訂購怎麼下單?善用系統手動成立訂單

上面提到接單,肯定有些人會想問:「如果我是用電話或其他方式接單,怎麼運用訂單系統呢?」。根據產業型態,有些商品是需要透過電話訂購,例如客製化商品,或是時下越來越多人透過 Facebook / Instagram 私訊等方式接訂單,這時,可以妥善利用 SHOPLINE 推出的「手動新增訂單」功能。

在下方的示範影片裡可以看見,手動成立訂單的功能有 5 項特色:

  1. 可直接新增顧客資料,或查詢現有顧客/會員資料。
  2. 可快速選擇商店商品與其規格,或是自訂新的商品品項、價格、數量。
  3. 除了自訂的送貨方式,若商店有串接 7-11 取貨付款/取貨不付款的功能,也可以選擇。
  4. 可自行做訂單金額的折扣抵消,讓帳面符合需求。
  5. 訂單成立的當下可以選擇是否利用 Email 通知顧客,確保雙方交易資訊對等。

SHOPLINE 訂單管理系統 − 電話接單,手動新增訂單示範

暢通的交易溝通管道,協助組織順利追蹤訂單狀況

一般來說,除了出貨人員之外,會處理到訂單管理的人員也包含了撿貨人員、客服與財務等,這時對組織來說,如何讓溝通管道統一,並能有一個與顧客完善溝通的管道,將成為營運上的關鍵。SHOPLINE 訂單管理系統內在通訊處理上便包含了以下幾項:

  1. 顧客可透過訂單與店家發送訊息,訊息將回到商店後台的訊息中心。
  2. 出貨人員、撿貨人員、客服等都能針對訂單做內部訊息備註,提高組織溝通順暢度。
  3. 可撰寫「出貨備註」,並於出貨單上顯示,給予顧客提示內容。

SHOPLINE訂單管理系統,顧客通訊方式|SHOPLINE 電商教室

SHOPLINE 訂單管理系統 − 訂單通訊與內部溝通備註

顧客選錯商品?利用編輯訂單修改商品詳情

相信有在經營網路商店的你曾經都遇過這樣的問題:「客人下錯商品怎麼辦?」、「客人說想要改商品數量可以嗎?」,這時候雖然你也能透過另外新增訂單或請客人重下單的方式來解決,但當客人表示要同一筆寄出貨物的時候,對於出貨人員來說可就麻煩了,甚至有可能讓你的運費 double 增加。

SHOPLINE 的訂單系統裡就支援了「編輯訂單商品詳情」的功能,讓你可以針對有問題的訂單做商品數量、品項及折扣的編輯,不僅直接解決客人的問題,還能加速訂單處理的流程!

SHOPLINE訂單管理系統,編輯訂單介面|SHOPLINE 電商教室

SHOPLINE 訂單管理系統 − 編輯訂單商品詳情

顧客想要分開出貨怎麼辦?必知拆單功能

你有預購商品嗎?如果有,那你肯定會遇到客人提出這樣的問題:「可以先幫我把現貨商品寄出嗎?」。通常顧客下單時並不會把預購商品及現貨商品分開下訂,卻又希望先收到現貨商品,這時候你便可以使用 SHOPLINE 訂單管理系統內的「拆單」功能。

首先,找到客人的訂單並點選「拆單」,選擇好你要拆出的商品,按下保存後便會成立兩張訂單,一張是原先的母訂單;一張是拆出的子訂單,其後面會出現英文字母代表子訂單,並且可選擇是否寄出拆開的訂單資訊給客人,這時候就能依據兩張不同訂單來做出貨,避免更改了訂單貨態,結果發現還有預購商品沒寄出囉!

SHOPLINE訂單管理系統,拆單功能介紹|SHOPLINE 電商教室

SHOPLINE 訂單管理系統 − 拆單功能

撿貨出貨一團亂?讓撿貨單與出貨單幫你一把

不論你是一人團隊,亦或是多人大型公司,出貨前的流程總是需要做好 Step by Step 的規劃,讓執行出貨的順序更便捷。 SHOPLINE 訂單管理系統中便提供了「撿貨單」與「出貨單」的功能,你可以透過進階篩選器篩出當天預計要出貨的訂單們,並下載撿貨單與出貨單。

撿貨單上的資訊只會有商品被訂購的數量,方便撿貨人員快速拿取商品。當檢貨完成後,便將貨品提供給出貨人員,出貨人員可以依據「出貨單」或「訂單明細」的資訊來包裝貨物,最後再貼上出貨標籤,等待送貨,就完成一連串的出貨流程哩。

順帶一提,出貨單的頁面簡潔,且會隱藏訂購人相關資訊,僅提供收件人的必要資訊,而上面附有編號條碼,可搭配做更多進階的批次處理事務;而訂單明細則會包含所有訂單資訊及通訊內容等,店家可依據自身需求選擇要隨貨附贈出貨單或是訂單明細喔!

SHOPLINE 訂單管理系統 − 撿貨單、出貨單示範

進階退貨管理,不讓退貨成為客服壓力

客人也越來越多後,生意也絡繹不絕,但隨之而來的問題便是「客人想退貨」。雖然說店家們可以透過客服技巧降低退貨機率,但仍無法避免的時候,加上目前台灣消保法所規定的七天內退換貨政策下,退貨也成為一項重要的管理項目。

SHOPLINE 訂單管理系統貼心地替各位將「退貨訂單」統整出來,成為獨立的管理頁面,店家們可以在客人的原訂單內按下「退貨」按鈕,選擇需要退貨的商品後便會自動成立一筆退貨訂單資料,並且可以選擇欲退貨的自訂退款、退貨資料,隨時更新與追蹤退貨進度,不僅能降低流程困難度,更能有機會因退貨處理得好,讓顧客對品牌留下好印象呢!

PS. 若您的商店有使用串接的 7-11 C2B 退貨便服務,在退貨管理中也支援此項目,在執行退貨後,客人便能依據退貨信件上的指示,到 7-11 ibon 進行後續退貨服務,而退回的商品也會由 7-11 物流商交還給您。

SHOPLINE訂單管理系統,顧客退貨訂單管理|SHOPLINE 電商教室

SHOPLINE 訂單管理系統 − 退貨訂單管理

編輯的貼心備註:

  • 若想了解 SHOPLINE 訂單管理系統的詳細操作設定,請點這個連結
  • 下集我們將帶大家看看實體門市如何做到訂單管理!持續追蹤 SHOPLINE 電商教室

看完以上基礎的 SHOPLINE 訂單管理功能後,你也想開始管理好訂單,替公司內部省下許多溝通時間與簡化流程嗎?馬上報名免費開店講座了解更多 

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