新型冠狀肺炎(COVID-19)自疫情延燒至今,已經影響了全世界幾乎所有的企業和經濟。而為了避免群聚感染等風險,並同時維持公司的生產和運作,世界各地也開始有越來越多企業讓員工在家工作,即「遠端工作」的模式來進行辦公。

本文將介紹遠端工作是什麼,及遠端工作時的常見工具。在這疫情當頭的非常時期,幫助大家都可以透過最安全卻不影響效率的方式在家工作。

進行遠端工作,你擔憂什麼因素呢?(請點擊)

資料傳輸問題
開會進行問題
協作同步進度
工作狀況掌握

什麼是遠端工作?

遠端工作顧名思義,是企業信任員工,讓員工能夠自由選擇工作地點的一套工作模式。在這場肺炎疫情發生以前,這種在家工作的方式在國外已蔚為流行。哈佛一份研究報告顯示,當員工有權利選擇自己要在哪裡辦公的時候,效率會比定時定點在辦公室辦公,提升 4.4 % 的效率。而這 4.4 % 的效率,則可以為美國的經濟帶來 13 億美元。

因每個人習慣的工作環境和方式都不同,這樣的工作模式除能使員工提昇工作效率外,也能照顧到有特殊狀況的員工,如住家距離公司太遠的僱員、或是家中有需時常關照的老人和小孩的員工,以及應對特殊時期,如防堵這次的肺炎疫情。

遠端工作的優缺點

在一般情況下,遠端工作是企業開放給員工一個高彈性高自由度的工作模式選項。但在肺炎疫情期間,遠端工作已成為不可避免的趨勢。

遠端工作為員工提供了「場所」的多樣選擇,但這種工作方式亦有其優缺點。

  • 遠端工作優點:

  1. 對員工來說,工作項目的時程安排可以更靈活自由
  2. 員工工作效率提升
  3. 企業能吸引有才能卻受限家庭、距離等現實因素的應徵者前來工作
  4. 員工能減少通勤時長,有效提高可利用時間
  5. 加深員工對企業的忠誠度
  • 遠端工作缺點:

  1. 企業無法明確得知員工在家工作的實際狀況
  2. 員工在家辦公時外在誘惑較待在辦公室時多得多
  3. 員工在開會、溝通時需透過線上工具進行,效率較差
  4. 員工將少掉許多與同事相處的機會,對提升團隊向心力無法有正面幫助
  5. 並不是每一個員工都適合遠端工作

遠端工作並不只有員工才能享受其中的好處,網羅更多菁英人才與提升員工對公司的忠誠,也是企業評估遠端工作可行性時,經常忽略卻相當重要的優勢。

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遠端工作需準備些什麼?介紹 8 個常見工具

遠端工作雖然一切看似美好,但不在辦公室卻免不了的有許多不便。近幾年為了因應遠端工作的趨勢,有越來越多能支援這類情況的工具誕生。編輯從幾個在家上班時可能遇到的工作狀況,整理能為你快速解決問題的應對工具。

⚠️ 遠端工作狀況一:資料來回傳遞好麻煩?

資料都在公司電腦裡?同事需要的檔案要用 Email 往來傳送?其實有很多工具能夠無痛為你解決這些問題。下面我們推薦兩款,在你需要編輯許多檔案,並來回傳送給同事,或是需要協作時,都相當方便的工具。

01 Google Online Suite

相信這套由 Google 所開發,如同在雲端上的 Microsoft Office,相信大家一點也不陌生。企業可以開啟一個網域,並讓所有的員工辦理一個掛在該網域下的帳號,就能輕鬆利用線上提供的各式工具進行協作。

員工能夠將檔案上傳至雲端,所有在該網域中的其他帳號便能輕易存取,再也不需要透過編輯、存檔、郵件這樣繁複的流程處理需要協作的文件檔案。

圖一、Google Online Suite 各種工具

02 DropBox

如果你不需要試算表、簡報等多樣的編輯工具,只需進行簡單的文件共享編輯及檔案分享,DropBox 則是另一個不錯的選擇。你只需要將文件上傳到帳戶中,並開啟共享,團隊成員便能輕鬆存取任何文件。

而所有你上傳的資料,都會在不同裝置上同步。只需登入帳戶,不論是手機、平板、其他桌機都能輕鬆讀取。DropBox 也和許多熱門的線上軟體串接,如 Slack、Zoom 等,直覺方便的功能,讓 DropBox 成為不論是個人或企業主,都愛用的檔案共享平台。

圖二、DropBox 操作示意(圖片取自 DropBox 官方)

⚠️ 遠端工作狀況二:沒進辦公室無法參與會議?

遠端的壞處就是多了空間的限制,需要開會或交流的時候,便會需要透過通訊軟體來協助。但有時若是多人會議,或有簡報需要分享時,單純的電話或通訊軟體如 LINE,就顯得不是那麼方便。這裡編輯推薦 2 款工具,能為你應付大多需要遠端溝通的情境。

03 Slack

Slack 是一款彈性非常高的工具。小至 10 人的工作室大至幾百人的公司都能利用這個軟體有效溝通。透過 Slack 你可以利用私訊或群組的方式和同事、團隊成員討論、傳達資訊,不論是重要訊息佈達,或是比較私密的事項處理,你都可以區分開來進行有效溝通。

Slack 作為企業愛用的通訊軟體,其中也有許多貼心的小功能幫助你在溝通時更有效率。例如留言串能讓各別議題聚焦討論,重要事項便不會輕易被洗掉;或是標記的功能也能讓專案中重要的參與者都能確實收到消息。

圖三、Slack 介面示意(圖片取自 Slack 官方)

04 Zoom

最近遠端工作盛行,Zoom 因此在全球爆紅,股價上漲近 76%,而它是一款能夠支援多人通話並進行視訊的軟體。不論同事是在家工作、出差,或是多人在多個不同的地方辦公,隨時想進行會議,只需在手邊的電腦中下載 Zoom,便可以開啟多人視訊通話,讓開會不再受時空限制。

此外 Zoom 也支援螢幕共享,以及白板的功能。任何在會議中的人都能將自己電腦的螢幕共享給每一位與會者,若有需要用簡報說明、報告時就會相當方便。而白板功能則是模擬真實會議中會出現的討論白板,協助釐清與會者的思路,並進行更有效的討論。

圖四、Zoom 的視訊功能(圖片取自 Zoom 官方)

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⚠️ 遠端工作狀況三:不容易隨時更新專案進度?

一個專案通常需要多人同心協力完成,過程中不免俗有許多任務的分配。在家遠端工作時,可能會遇到不清楚專案進行到哪裡,或是不清楚哪些人該負責哪些事項的問題。這時一些能夠協作的任務排程工具就能派上用場。這裏推薦 2 款能協助你整理任務清單的實用工具。

05 Trello

Trello 是一款協作的任務管理工具,利用清楚簡潔的「區塊」區分任務類別,能幫助你分配及追蹤日常任務。而這些區塊則可以用拖拉的方式,簡單輕鬆的更新任務狀態。

Trello 的協作功能也能幫助團隊管理專案任務,或是檢視每人的工作狀況。主管或專案負責人能將任務分配給不同的員工,在各人的板塊中員工能自行更新工作進度,或是任務的相關資訊。此外也能檢視更新時間,讓團隊即使不在一個辦公室,也能一目瞭然專案進度。

圖五、Trello 簡易的任務管理(圖片取自 Trello 官方)

06 Asana

Asana 是一款在執行專案管理時非常實用的工具。透過清單的方式,它能夠輕易的管理複雜的專案,例如某任務的階段一與階段二該進行哪些事項。利用清單完成便勾選的方式,便能輕鬆管理分配。

此外設定完成時間、指派團隊成員等功能,也為團隊在進行任務分配時,提供更完整清楚的資訊。Asana 也提供手機 App,讓每個專案參與者,都能輕鬆找到任務相關資訊,幫助進行溝通及推動專案進行。

圖六、Asana 的任務管理介面(圖片取自 Asana 官方)

⚠️ 遠端工作狀況四:老闆無法掌握員工的工作狀況?

縱使遠端工作能提升員工對工作的滿意度,但對老闆來說員工不在辦公室,想有效評量員工工作時長、或是督促員工需完成的任務就會變得相對困難。為了解決這些問題,這裏推薦 2 款能遠端管理員工工作狀況的小工具,幫助老闆能更放心的讓員工在家辦公。

07 iDoneThis

這款工具能讓每個團隊的成員,將今日的任務及預計目標更新在平台上。成員能自行在平台中更新任務,或是由老闆、主管新增任務到某人的工作板塊上。如果任務在當天沒有完成,事項也會自動延續到下一天,讓員工與老闆都能一目瞭然今天完成了哪些工作。

iDoneThis 也會主動寄送 Email 給每個成員,讓員工能收到今日任務通知。系統也提供其他功能如評論、標記,讓其他參與協作的同事也能對項目發表意見,或是清楚知道目前工作進度。

圖七、iDoneThis 的任務通知(圖片取自 iDoneThis 官方)

08 teamwork

teamwork 是一款能整理企業團隊內所有人任務及時程的工具。工具能清楚展示每個人目前手上的工作、預期執行的任務等。同時支援多種協作時的輔助工具,如行事曆、聯絡人清單、任務清單等。

其中較特別的是 teamwork 提供工作量管理工具,老闆或主管能透過後台看到每個員工手中有多少任務及工作量。這功能能幫助管理者判斷每個人的工作量,好平衡大家的工作或是分配新的任務。

圖八、teamwork 介面示意(圖片取自 teamwork 官方)

結語

遠端工作的模式在台灣雖然較少企業在使用,但藉由這次新冠肺炎的肆虐,也開始讓許多企業思考遠端工作的可能性。拜網際網路的發達,及多樣的工具軟體所賜,「不在辦公室」已不再是辦公或處理事情的阻力。員工及老闆也能藉由這些工具的輔助,建立起更互信互助的合作關係。

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