不論是開設實體店面還是網路商店,管理庫存與帳務都會是必經的課題。透過 POS 系統,老闆便能快速的透過系統統整店務資料,協助了解生意狀況。而市面上最常見的兩大類 POS 系統便分別是傳統買斷與 iPad POS。

我們今天要來比較 iPad POS 與買斷 POS 的差別。什麼是 POS?POS 系統簡單來說,是一種協助店家結帳與管理店務的一套系統,POS 系統有傳統硬體式 POS 與 mPOS(Mobile Point Of Sales),而在日本與美國,iPad POS 已經被使用了非常久的時間。為什麼 iPad POS 已成為 POS 系統的最新流行呢?

傳統 POS 系統在 1906 年被發明後一直被各大業界使用,直到近代由於電子移動設備(像是智慧型手機等)的興起,POS 系統才迎來了重大的改變。mPOS,也就是裝載在電子移動設備上的系統,在 2014 年時,被英國約 53% 的零售商評為營業銷售時最重要的一項技術發明。根據統計,在 2015 年時北美安裝 mPOS 的數量相較以往成長了 41%,而推廣至今,iPad POS 已成為零售商店的開店必備工具。

傳統 POS 和 iPad POS 的比較

針對零售所設計的 POS 系統,首先我們先來了解各自有什麼樣的特性,以下把兩者分開來討論:

1. 傳統 POS

  • 關於功能

不論是傳統 POS 系統或是 mPOS,都會有的基本功能例如庫存管理、銷售紀錄、客戶資料等。而除了基本功能外,根據廠商的不同,各家也會有其他不同的支援。例如簡訊功能、串連刷卡機等。但是對傳統型來說,要增加功能或修改功能則相對困難。傳統型內建功能多為制式,在出售時便是整包帶走,所有功能都在購買時便出廠。所以極有可能出現你需要零售相關功能卻發現系統裡面有餐飲外帶的功能,或是有庫存系統卻不支援多間分店的庫存管理。像這樣的情況你無法向廠商要求刪減,有額外的需求可能還要多花錢。

另外需要特別注意的是,對傳統 POS 系統來說,系統所記錄下來的資料一般為非雲端,也就是所有資料只會保存於自己的電腦中。若是沒有進行備份或硬體損毀,資料便會消失的乾乾淨淨。

  • 關於廠商

傳統型 POS 的銷售方式為買斷,售後的其他情況例如硬體故障,會需要增加額外的費用。就像你買回家的電鍋和冰箱一樣,買回去後可能會碰到損壞或其他問題,這時候便需要回到原店家去要求維修或更換。然而有的店家會願意做維修,但若碰到不受理的廠商,或是要求額外收費,花在 POS 系統上的成本就會大幅增加。

但如果你是大型連鎖商或是企業型店家,需要客製化的系統與功能時,則可以向傳統廠商接洽客製化的服務。iPad POS 廠商因為在其他地方有較高的維護成本,一般較難以接下客製化客戶。

  • 關於計價

這一類的 POS 機多為買斷,依照各家廠商有不同計價,有些廠商會用套餐的方式,例如主機加上標籤機與錢箱為一組 ; 有的則會以主機為主。若需要週邊硬體或額外的服務,例如開通刷卡功能,再收取其他費用。這種方式的好處是,如果未來主機不需要了也能夠做硬體轉手或是轉電腦使用。但是買斷制度所含的隱性成本,常是店家避而不談,客戶使用後才會發現的問題。例如產品試用、售後服務、故障維修、技術指導等。

買斷制度看似只需要支付一筆幾萬塊的費用,但在你開店的期間內,只要硬體一出問題,這筆成本便會不斷往上加。甚至不幸報銷的話,所花的費用早不是當初計算的那幾萬塊了。

2. iPad POS

  • 關於功能

iPad POS 的系統功能是建立在 APP 之上,因為工程師能遠端也能直接維護系統,便不需要像電腦壞掉時那般需要整台抱去找人維修。而 iPad POS 在做功能開發時能夠發揮的空間也較傳統型來得大:例如支援手機收看後台報表,或是支援員工打卡等多種功能。此外 APP 開發人員也能針對使用者體驗做優化,讓操作 POS 系統回歸直觀外也兼顧介面美觀。

此外各行業會遇見的問題不同,例如餐飲會遇到的外帶狀況,零售遇到的庫存盤點。現在已有許多 iPad POS 能針對不同產業來做設計,如適用於餐飲業,或適用於零售業。如此一來便不會再出現花大錢購買一套產品卻發現裡面一堆功能都用不到的問題。但若是經營複合式店家的老闆們,在購買時可能就需要多方評估,單一產業的系統功能是否適用了。

而透過 iPad 的好處便是,你能夠拿著在店內走來走去,不管是餐廳的帶位或是零售業的檢查庫存都相當方便。另外資料保存於雲端的好處,則在於你不必擔心硬體毀損資料會消失。

  • 關於廠商

這類 POS 廠商多會以月租形式販售,就像你向電信公司綁的月租合約一樣。這樣的制度於廠商來說,只要客戶在使用上有不滿意的地方,他隨時都有跳槽的可能。反之,客戶可以利用這個機制評量這套系統適不適合。又因為按月計算是一筆持續性的費用,內容除了軟體之外包含了產品試用、售後服務、故障維修、技術指導在內,代表遇到問題都能夠回到原廠商要求你應得的售後服務。

  • 關於計價

此種廠商的收費模式大多為告訴你一個月約支付多少費用,再和廠商簽訂合約。有其他硬體需求或是電子發票需求的再額外做購買。這筆金額內含的是軟體使用費用、廠商端的軟體維護成本、以及所有相關售後服務。但廠商與廠商之間使用的硬體未必完全相同,若遇到不適合的廠商,也已經付費使用後,想要停止月租換廠商的話,需要注意硬體相容性的問題。為避免這種情況,最好是尋找有提供試用服務的廠商,確實評估後再做購買。

針對兩者的比較,你也可以看以下簡單的整理:

ipad pos

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四個簡單步驟找到你要的 POS 系統

既然各自有各自的優缺點,那到底適合使用哪一種呢?下面我們提供簡單四個思考問題,幫助你快速找到合適的 POS 系統。

1. 我為什麼需要使用 POS系統?

你可以先衡量,自己想要引進的原因是什麼?有人是怕國稅局查稅想要開立發票,有些人是不想要再辛辛苦苦用 Excel 拉每月報表,有些人是發現透過紙筆記帳每個月的進銷存總是亂七八糟。當你整理出你想要引進的原因之後,你才能夠更進一步分析想要的功能來比對廠商。

2. 我的產業是什麼?適合哪種 POS?

市面上的 POS 有的是複合式,有的專攻單一領域,你的店面或是企業需要哪一種的系統會跟產業有相當大的關係。承接上一題,如果你想引進的原因是因為需要收看報表,那所找到的 POS 廠商支援你需要的報表嗎?例如經營服飾業,你會需要的報表是熱門商品分析,你找到的廠商支援這樣的報表嗎?這些都是可以思考的問題。

3. 我需要的功能有哪些?

整理出需要功能的清單吧!可以參考各家廠商提出的功能清單,找出那些自己真正需要的功能,例如電子發票和收據、進銷存、收銀結帳等。利用這項清單和業務做溝通的時候,可以避免被推銷不要的功能或硬體,也能更明確的評估這套系統到底幫上自己多少忙。

4. 我可以接受的費用到哪裡?

你可以評估目前店面的規模和需要的數量來計算金額。例如你是剛開店的新手想要引進,沒有使用過且初期金流不穩定的情況下,可以使用月租型方案來試水溫。如果你是全台灣有 100 間分店的大老闆,需要管理的層面太大太廣,但卻有較豐厚的資金,就可以考慮找傳統廠商做客製化服務。

如果你經營的是零售店面,我們提供一份簡單的清單,讓你初步評量所需要的功能:

 

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總結

整理完以上四項問題及看完分析後,相信你已經有了初步的了解。和不同廠商的業務溝通過程中你都可以再次拿出這四項來評估,究竟這套系統是否真的適合我。如此一來,可以有效避免被業務說的暈頭轉向卻還是霧煞煞的情況,讓你做生意在 POS 系統這塊所花的錢每一分都在刀口上。SHOPLINE POS 專為零售店家而打造,所有功能皆為解決店家在經營時遇到的困難與麻煩所設計,你只需要簡單點選,就能在 iPad 上輕鬆完成結帳、庫存管理、進銷存管理等營運需求,徹底解決開店營運的困擾煩惱。

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