你是否也曾在盤點庫存時發現數量對不攏等問題呢?
當品牌成長到全通路銷售的規模時,線上與實體通路的庫存管理整合便會是你的首要課題之一。不管你是何種產業,都有可能需要「倉庫」來存放商品。同時倉庫也反映了品牌供貨的即時性,能夠有實際庫存發貨給消費者,但相對就會面臨到「管理」層面的考驗。因此,本文將以 SHOPLINE POS 的應用,教你如何使用系統管理好品牌庫存。

本文主要是使用 SHOPLINE POS 來管理網店及門市的庫存教學,以利店家能夠在盤點、調撥商品時減少執行錯誤的發生,有效管理好商品庫存,降低不必要的成本損失。而在開始前,也不免俗的來宣導一下品牌做好庫存的重要性,請繼續看下去。

品牌做好庫存管理的重要性

對電商零售品牌來說,管理好每次的進出貨量,便可以有效率的掌控好資金成本。然而,當品牌不斷地成長茁壯,開始佈局更多通路時(如實體門市、其他電商平台等),便不像只有單一通路的庫存管理來的容易。

舉例來說,如果你是從電商起家,拓展了一間實體店面,當你分配好線上及線下的庫存後,倘若某天你因為其中一個通路在調貨時沒有記錄到,而使得一筆商品貨量產生帳目不對的情況,那在之後各通路的銷售量分配時,便有可能造成判斷錯誤的疑慮。因此,當通路越來越多時,把庫存管理做好就顯得格外重要。

因此,不論品牌目前的通路佈局為何,都需要有一個清楚的庫存管理策略(詳細可見《5 種庫存管理方法,讓你的庫存不再亂七八糟!》),以及可以為品牌統整庫存的工具。而使用 SHOPLINE 開網路商店的話,網店後台便有實用的庫存管理系統;而如果是實體門市,則可以使用 SHOPLINE iPad 智慧零售 POS 系統,並能藉由 O2O 整合功能為你串接網店的庫存,有效管理線上線下庫存。

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SHOPLINE POS 倉庫配置常見的 5 大情境

既然品牌庫存管理的工具如此重要,這邊就來分享使用 SHOPLINE POS 的幾個庫存管理情境吧!

一般來說,品牌會將商品庫存儲藏在「倉庫」中,所以在「倉庫管理」上,便可以透過系統來處理。舉例來說,如果你有一個品牌官網及多家實體門市,當你要在每間店使用 SHOPLINE POS 來調撥商品時,可能就需要在門市與門市之間的調撥貨,而究竟該如何設定才不會產生庫存管理上的錯誤呢?

別擔心,編輯在此整理了 5 個店家可能會碰到的情況,以及在此用 POS 系統上的倉庫配置設定給大家參考,幫助你在 POS 系統上管理庫存更加得心應手。

在此為避免店家搞混,所以先說明使用 POS 系統進行倉庫與庫存管理的一個大原則:「線上與實體店倉庫是一起的,就綁定同一個倉庫使用『共用庫存』;若倉庫是分開的,就分開綁定倉庫使用『獨立庫存』」。

a. 品牌為「共用庫存」(網路和門市出貨共用)

品牌各通路為共用倉庫
圖一、品牌各通路為共用倉庫

品牌共用庫存,即為網路商店的出貨倉庫與實體門市倉庫是一起的,所以顧客不論是從門市或是網路商店買一個商品,都會從共用庫存中扣除 1 個商品數量。

情境一、有網店 1 間+實體門市 1 間

1 間網店與 1 間門市共用倉庫庫存管理配置示意圖
圖二、1 間網店與 1 間門市共用倉庫庫存管理配置示意圖

若店家的網路商店與實體門市的倉庫是一起的,則可以參考以下倉庫配置。

【倉庫配置建議】

若是此請況,倉庫配置設定如下:

門市名稱倉庫名稱
網路商店預設 EC 倉庫
實體 A 店預設倉庫(與 EC 預設倉庫共用)
表一、網店出貨倉庫與實體門市是共用倉庫配置設定表

b. 品牌為「獨立庫存」(網路和門市出貨分開)

品牌各通路為獨立倉庫
圖三、品牌各通路為獨立倉庫

獨立庫存的意思就是,網路商店的出貨倉庫與實體門市的倉庫是分開的,所以顧客從門市或網路商店買一個商品,會依照「各自庫存」扣除 1 個商品數量。而這裡也分為「店家有 1 間門市或是擁有多間門市」,可以參考以下倉庫配置設定。

情境二、有網店 1 間+實體門市 1 間

1 間網店與 1 間門市獨立倉庫庫存管理配置示意圖
圖四、1 間網店與 1 間門市獨立倉庫庫存管理配置示意圖

若店家有一間網店及實體門市,而兩個通路的出貨是分開的話:

【倉庫配置建議】

若是此請況,倉庫配置設定如下:

門市名稱倉庫名稱
網路商店預設 EC 倉庫
實體 A 店A 店倉庫
表二、網店出貨倉庫與實體門市是獨立倉庫配置設定表

情境三、有網店 1 間+實體門市多間(實體店地址都不同)

1 間網店與多間門市獨立倉庫庫存管理配置示意圖
圖五、1 間網店與多間門市獨立倉庫庫存管理配置示意圖

若店家有一間網店及多間實體門市,而不同通路的出貨是分開的話:

【倉庫配置建議】

若是此請況,倉庫配置設定如下:

門市名稱倉庫名稱
網路商店預設 EC 倉庫
實體 A 店A 店倉庫
實體 B 店B 店倉庫
實體 C 店C 店倉庫
表三、網店出貨倉庫與多家實體門市是獨立倉庫配置設定表

這裡也分享一個設定上的建議,曾經有 SHOPLINE POS 店家表示自己的兩間實體店距離相當近,想使用「共用倉庫」來管理庫存,但其實是不建議這麼做的,因為就算兩間店相隔不遠,但還是算不同的分店,為避免店家在盤點商品時可能遇到商品數量不對而無法判斷責任歸咎時,便會產生不必要的作業疏失處理。因此,建議只要你商品庫存是放在「不同」地方,都要分開來綁定倉庫,各自管理,當有需要調貨時再使用調撥功能即可。

另外,有店家可能會混淆,明明實體店沒有額外的真實倉庫,為什麼還要在系統上建立倉庫呢?

編輯在此特別說明,只要有開通門市的話,SHOPLINE POS 系統上一定會綁定一個倉庫,而這個倉庫會紀錄門市商品的庫存數量,所以當你在門市售出商品時,確實會從門市中提供顧客商品,這時候門市的庫存數量就會扣除,讓你在管理上更方便,所以會建議店家將門市倉庫設立成「獨立倉庫」。

【重點整理】
綜觀上述,編輯整理重點如下:
1. 若是店家有兩間以上實體門市,建議都個別綁定專屬的獨立倉庫、分開管理,以避免盤點商品時遇到數量不對、無法歸咎庫存不符的責任。
2. SHOPLINE POS 系統有支援調撥功能,可讓不同門市支援調撥商品庫存,而這裡要注意,需要 2 間門市以上才能夠調撥,若僅有 1 間門市加上 EC 倉庫,是無法調撥的。
3. 只要在 POS 系統上開通門市,那該門市在系統上就會綁定一個倉庫。此倉庫會紀錄門市商品庫存數量,當門市售出商品時,表示該門市的庫存亦會扣除。

c. 品牌有建立總倉

品牌設有總倉存
圖六、品牌設有總倉存

另外,有些品牌會有設立「總倉」,而大致上會有下列兩種情況:

情境四、有網店 1 間+實體門市 1 間或多間(網店出貨和「總倉」共用,品牌從總倉調撥商品至門市)

網店出貨和「總倉」共用,品牌從總倉調撥商品至門市時配置示意圖
圖七、網店出貨和「總倉」共用,品牌從總倉調撥商品至門市時配置示意圖

基本上很多有總倉的品牌都是此情境,主要是網路商店的出貨倉庫與實體門市調撥商品的倉庫是同一個,代表著「總倉即為網店倉庫」。因此在實體門市的商品分配上,便需要使用進貨單進貨,再調撥至其他實體門市。

有鑑於此,在系統設定上,會建議店家「加開一個總倉門市」,並與網路商店綁定「共用倉庫」,接著透過 POS App 中的後台選擇「總倉」門市,建立進貨單來讓庫存數量加到網路商店上,再使用調撥功能調撥給其他實體門市。

【倉庫配置建議】

若是此請況,倉庫配置設定如下:

門市名稱倉庫名稱
總倉預設倉庫(與 EC 預設倉庫共用)
網路商店預設 EC 倉庫
實體 A 店A 店倉庫
實體 B 店B 店倉庫
表四、總倉與網店出貨倉庫是同一個的倉庫配置設定表

情境五、有網店 1 間+實體門市 1 間或多間(總倉為僅作供應商進貨使用,後續將商品調撥至網店及實體門市,網店出貨倉庫獨立,不與總倉或實體店共用)

總倉為僅作供應商進貨使用,後續將商品調撥至網店及實體門市,網店出貨倉庫獨立,不與總倉或實體店共用示意圖
圖八、總倉為僅作供應商進貨使用,後續將商品調撥至網店及實體門市,網店出貨倉庫獨立,不與總倉或實體店共用示意圖

若品牌的總倉一般為「獨立倉庫」,不會與網路商店、實體門市共用倉庫,僅是「拿來與供應商進貨之用」,後續再調撥到各個實體門市及「分配」到網路門市。

總倉可以調撥商品到實體門市,但目前網路商店則尚不支援調撥功能,因此,如果網路商店確實是獨立倉庫,但是又想使用調撥功能,則可能會需要店家開通一間「實際沒有在營業的門市」,並且將其與網路商店綁定為「共同倉庫」,達到實體店之間使用調撥功能。換言之,就是可以調撥商品到與網店共用的實體門市倉庫,即為調撥到網店之意。

【倉庫配置建議】

若是此情況,倉庫配置設定如下:

門市名稱倉庫名稱
總倉總倉
實體 A 店A 店倉庫
實體 B 店B 店倉庫
網路商店EC 預設倉庫
網店用虛擬實體門市(使用調撥功能用)預設倉庫(與EC預設倉庫共用)
表五、總倉為獨立倉庫,需分配商品到網店及實體門市的倉庫配置設定表

另外,有部分店家可能會希望網路商店可以同時綁定很「多個倉庫」,其商品可能會分別擺放在 A 門市、B 門市,同時也希望線上顧客能有機會下單,所以會想要網路商店可以同時綁定 A 與 B 門市的倉庫,讓各通路網店的顧客可以隨時下訂增加商品售出機會,但目前系統仍是支援一間網路商店綁定一個倉庫。

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總結

看完以上內容,不知道各位店家是否也設定好自己品牌的倉庫部署了嗎?在全通路時代,良好的庫存管理不僅能降低成本的耗費,也能夠減少在管理上的疏失。因此,若是有在使用 SHOPLINE POS 系統的店家,也可以著手開始設定各門市的倉庫,提高庫存管理效率。

最後,如果你還在找尋能夠 O2O 整合的開店平台,歡迎試用 SHOPLINE預約 POS 到府諮詢服務,協助你的品牌,成功佈局全通路。

 

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