你有為你的商店進行庫存管理嗎?庫存管理乍聽很簡單,記錄每項商品的進與出便能做到簡單管理,但其實好的庫存管理方法,能為店家節省大量的成本外,還能找到店面庫存現有的問題並加以解決。尤其有些老闆會進行多通路佈局,例如同時在網店與實體店面銷售,或是在蝦皮販售。在這樣的多通路佈局下,若沒有良好的庫存管理習慣,恐怕就會經常性的造成缺貨等庫存問題,處理不當嚴重甚至影響到顧客對店家的印象。

為什麼需要進行庫存管理?

對一間小型零售商來說,若想要生意越做越好版圖越來越大,學會有效的控管庫存是一條必經的路,尤其是佈局多通路時,清楚掌握網店、實體門市、銷售通路的各自訂單與庫存會變成一個全新的挑戰。試想,若你今天做活動,在網路、實體、蝦皮都飛來了雪片般的訂單,這時突然發現商品庫存量不夠時,你應該如何分配現有庫存,並有效統整需要訂購的商品,以最快的速度送到等待的消費者手中?

不論店面有沒有進行這些多通路的規模佈局,面對像這樣庫存控管的問題,你需要做的是擁有一套清楚的庫存管理策略,以及能為你統整庫存的工具。對於工具的選擇,網路商店可以利用網店後台的庫存管理系統,實體門市則可以利用 POS 系統,若你同時有蝦皮賣場,也能藉由 SHOPLINE 網店的庫存串接功能有效管理。

庫存

(SHOPLINE 網店後台庫存管理示意)

什麼樣的庫存管理方式適合我?五種實用策略告訴你

正如我們前段所說,庫存管理需要的是一套策略與好的工具,許多人都有利用網店後台、POS 系統還是其他如 ERP 來進行管理,但卻忽略了策略也同等重要。透過策略,你能夠針對所有的庫存狀況作出最有效的判斷,什麼時候該補貨、哪些商品該重點銷售。在這篇文章,我們將介紹五種不同的庫存管理方法,讓你不論是透過何種工具完成資料的蒐集,都能夠有效利用資料,讓庫存與金流能控制的恰恰好。

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ㄧ、先進先出法(FIFO)

簡單來說,就是先買進的商品先銷售的一種庫存管理方法。

1. 範例:

假如這個月 3 號有一款 A 毛衣,進貨 20 件,成本一件 200 元。5 號時又進貨同款 A 毛衣,進貨 10 件,成本一件 300 元。在 10 號的時候有人來批走 15 件 A 毛衣,則 15 件毛衣的成本一件為 200 元(也就是 3 號時進貨的價格)乘上 15 件,總共 3000 元。

 

2. 優點與缺點:

這種管理方式因為依照存貨當時的進貨成本來計算,相當直覺且方便,不需要額外去計算其他因素。
但缺點是根據物價上漲和降低時,對店家的實際利潤會造成估算誤差。例如同樣是售出商品 A,因 5 號商品的進貨成本較高,故售出 5 號商品時利潤便會降低。若有一筆單中同時有 5 號與 3 號商品,5 號商品利潤會較 3 號商品低,便會形成利潤多估算的情況。

3. 適合應用情況:

適合市場價格呈現趨勢下降的商品(限量發售到大量發售)、有時效性的商品(保養品、乾貨食品)、季節性商品(服飾夏季新品、家居用品)

二、後進先出法(LIFO)

與先進先出法相反,以最新買進的商品先行銷售。

1. 範例:

這個月 3 號進貨了 100 塊香皂,成本一塊 50 元。5 號時進貨了同款香皂 50 塊,成本一塊 60 元。10 號時賣出 120 塊香皂,則其中100 塊香皂的成本為一塊 50 元,剩餘 20 塊成本為一塊 60,總成本為 6200 元。

2. 優點與缺點:

這種估算方式會較先進先出法更精準的走在當時的物價上,對玻璃製造等需要保持固定存量的企業估算起來較為方便。
但這種方式遇到商品品項繁瑣時,計算過程便會相當複雜,也會造成清算問題,例如同件商品基本成本為 1000 元,乘以 2 倍販售,每年呈現增加 200 元的漲幅,每年的銷量皆為 20 件。第一年的營業額為 40000,利潤 20000 元,但第二年的進貨成本就來到了 24000,對第一年的盈利來說便不足以支付,而要解決這個問題,可以提高存貨量,讓存貨的購買量大於銷售量,但又會衍生過多庫存難以銷售的問題。

3. 適合應用情況:

適合市場價格呈現趨勢上升的商品(稀有金屬)、沒有特定保存期限之商品(家居、化學品)

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三、即時生產管理法(JIT)

即訂單來時才叫貨出貨,目的是將存貨成本壓至最低,追求無庫存。

1. 範例:

最早使用這套系統的是日本豐田汽車(TOYOTA),透過實際訂單批量生產,可以有效的降低庫存成本、縮短工時、並提高生產效率。

 

2. 優點與缺點:

利用這種只生產所需商品的管理方式能大幅度降低庫存量,即減少庫存所產生的成本,並能有效控制整個售貨流程,達到精簡人力、縮短工時的效果。

缺點是這種方式需要非常精準的時間流程,例如從廠商批貨到包裝、出貨,整個流程所花費的時間必須被控制在一個固定範圍內,否則等待時間不定容易對顧客易造成反面效果。且必須確保商品品質一致。這對一般向工廠批發的零售業來說執行難度較高。

3. 適合應用情況:

已能精準掌握每期進貨與出貨量的零售商、即時生產商品(文創手作)、或想控制持成本的零售商(前提是能克服上述缺點)。

四、ABC 庫存分類管理法

將庫存按照佔用資金的多寡,分成三個等級,再針對不同等級進行管控的管理方式。

1. 範例:

透過取得各項商品的年度總金額與數量,你可以將商品分成以下三類。

A:高價值產品,低銷售頻率(如佔商品總量的 20%,年度消費值的 70%)
B:中等價值產品,中等銷售頻率 (如佔商品總量的 30%,年度消費值的 25%)
C:低價值產品,高銷售頻率(如佔商品總量的 50%,年度消費值的 5%)
以上數值可以依據實際狀況調整。而整理出三類區分後,不同區塊的庫存則有不同的管理方式:

A:這些商品對商店的財務佔最大比重,但需求量最少,是最重要卻也最難捉摸的一組,需要重點管理。這類商品可以小批量多次的進貨,提高商店的資金周轉率,降低庫存管理成本。並為這些商品設定安全庫存底線,重點了解這類商品的銷售模式與客群,最後提高這類商品的盤點頻率。

B:這類商品介於中間值,可以大略了解這類商品需要的需要的儲備金額與大約訂購數量。這類商品需要持續追蹤,因為他們可能隨時轉變成 A 或 C 區的商品。

C:這類商品數量最大,金額的控管可以相較上面精簡一些。這類商品可以大量訂購,以降低訂貨次數的方式管理。訂貨方式可採用雙堆法,即將存貨放置在兩個空間(倉儲或是紙箱等等),當第一個空間的商品用完時,便發出訂貨單補足第一空間的商品,並開始銷售第二個空間內的存貨。

2. 優點與缺點:

根據分類方式可以更精準的掌握商品需求與成本之間的關係,避免壓了過多的高單價商品,或是高銷量的商品採購數量不足,造成資金無法靈活的運用。

3. 適合應用情況:

想了解哪些商品在架上滯銷,花費了太多庫存成本的零售商。

五、採購預算計畫(OTB)

由先前的實際銷售情況所搜集的資料,預測下一季或下個月需要採購的庫存。

1. 範例公式:

大型零售業的 OTB 公式相當複雜,在其中牽涉了例如 KPI、各店業績、季度活動等問題。一般零售商可使用下列的簡單公式,大略估算未來的採購預算:

計劃採購金額=本期計劃銷售金額+本期計劃折扣額+計畫期末存貨 – 期初存貨

例如 9 月 1 日的期初存貨總額為 15 萬元,9 月 31 日的預計期末存貨總額為 15 萬 2000 元。預計這個月的銷售額約 4 萬 8000 元,計畫折扣額為 7500 元。根據公式可算出本月的計劃採購金額為 5 萬 7500 元。

2. 優點與缺點:

計劃預算能夠幫助我們為下一個月的採購金額設定一個大致的標準,讓採購變成有規劃且有資料根據可循而非漫無目的。如果最後結果與計劃相差約上下 5%,那便是相當好的表現了。
但是這樣的計算方式可能存在周轉率的問題,也就是預估數字與現有可周轉的資金不符,若一昧的按照數據資料前進與執行,可能會衍生其他問題,需要審視評估。

3. 適合應用情況:

季節性商品,希望能在一期之內將所有商品售出的零售商品(單季潮流新品、保養品)

總結

如果你還沒有使用系統化的方式管理庫存,你可以開始使用上述的方法之一進行管理。又或者是你已經有最佳的管理方式。即便都是零售,也會有不同的銷售手法和模式,找到最適合商店的管理模式,有效評估庫存與資金之間的關係,將幫你的商店金流更穩定,大幅降低庫存成本。SHOPLINE 提供線上與線下整合的庫存管理工具,若你同時擁有網店與門市,我們為你將線上線下的庫存狀況一起收錄在後台,無須手動紀錄或是兩邊都輸入資訊就能一次檢視,協助你更好更清楚的採集庫存資訊,為商店的庫存嚴格把關。

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