在開始了解訂單管理的技巧前，你肯定會想問，「什麼是訂單管理？」、「為什麼我需要訂單管理系統？」、「做小生意也需要訂單管理嗎？」等等諸如此類的問題。
訂單管理，顧名思義就是當商店有顧客購買或是下訂單後，將其留存紀錄，並持續控管後續不論是付款、出貨，甚至是退換貨等關聯的項目。而訂單管理的重要性在於，它是品牌給予顧客服務最大也最直接的一環，對客戶關係維護極其重要！
試想，當一位客人在你的商店購買商品後，發現商品有瑕疵想要退換貨，但若你先前沒有做任何訂單紀錄，身為老闆的你根本無法得知這位顧客是誰、在什麼時候購買，以及他購買的商品內容為何，此時，就很容易陷入兩邊各說各話的情景，導致客服危機。
所以說，不論你是開立實體店面或者是網路商店，甚至是社團團購+1，都必須要做訂單紀錄，並且妥善的管理這些訂單資料。下面也羅列了一些訂單管理的優點：
- 保留顧客訂購資訊，協助客服快速尋找顧客的訂購狀況與問題。
- 統一大量管理訂購單，能有效配合撿貨、出貨流程。
- 利用訂單管理系統，能達成訂單出貨後庫存自動更新或返還，減少庫存問題。
- 網路商店的訂單管理系統能搭配自動化訊息通知顧客訂單的狀態，讓顧客自行掌握發貨取貨等進度。
- 訂單資訊是商店營運數據的根本，透過訂單記錄能統計出商店營運狀況，從細節找出優化的要素。
上面提及了訂單管理的重要性與優點後，你是否也想開始管理你的商店訂單呢？下面一起來看看 SHOPLINE 強大的訂單管理系統如何協助你順暢地管理生意！
SHOPLINE 商店訂單管理系統七大特色功能
- 視覺化色塊區分訂單類別，快速整單
- 電話訂購怎麼下單？善用系統手動成立訂單
- 暢通的交易溝通管道，協助組織順利追蹤訂單狀況
- 顧客選錯商品？利用編輯訂單修改商品詳情
- 顧客想要分開出貨怎麼辦？必知拆單功能
- 撿貨出貨一團亂？讓揀貨單與出貨單幫你一把
- 進階退貨管理，不讓退貨成為客服壓力
視覺化色塊區分訂單類別，快速整單
對於開立品牌官網的網路賣家來說，其實接單靠的便是「網路商店」本身，當顧客在網路商店看中喜歡的商品，加入購物車完成購買後，系統便會自動成立一筆訂單，而這些訂單將保存在「訂單管理系統」中，以便賣家處理交易內容。
而談到如何管理訂單，「整單」便是首要的任務。當成批的訂單湧入商店時，你肯定會慌了陣腳，頓時不知道該如何處理起，而 SHOPLINE 的訂單管理系統便以整齊的色塊做為區別及提醒，不僅方便快速查看，也有利於批次更改訂單的作業流程。
此外，透過進階搜尋，也能以訂單日期、訂單編號、訂單狀態、商品名稱…等指定條件來搜尋單一或批量訂單，輕鬆找到你所需要的訂單資訊。
SHOPLINE 訂單管理系統 − 快速整單
電話訂購怎麼下單？善用系統手動成立訂單
上面提到接單，肯定有些人會想問：「如果我是用電話或其他方式接單，怎麼運用訂單系統呢？」。根據產業型態，有些商品是需要透過電話訂購，例如客製化商品，或是時下越來越多人透過 Facebook / Instagram 私訊等方式接訂單，這時，可以妥善利用 SHOPLINE 推出的「手動新增訂單」功能。
在下方的示範影片裡可以看見，手動成立訂單的功能有 5 項特色：
- 可直接新增顧客資料，或查詢現有顧客／會員資料。
- 可快速選擇商店商品與其規格，或是自訂新的商品品項、價格、數量。
- 除了自訂的送貨方式，若商店有串接 7-11 取貨付款／取貨不付款的功能，也可以選擇。
- 可自行做訂單金額的折扣抵消，讓帳面符合需求。
- 訂單成立的當下可以選擇是否利用 Email 通知顧客，確保雙方交易資訊對等。
SHOPLINE 訂單管理系統 − 電話接單，手動新增訂單示範
暢通的交易溝通管道，協助組織順利追蹤訂單狀況
一般來說，除了出貨人員之外，會處理到訂單管理的人員也包含了撿貨人員、客服與財務等，這時對組織來說，如何讓溝通管道統一，並能有一個與顧客完善溝通的管道，將成為營運上的關鍵。SHOPLINE 訂單管理系統內在通訊處理上便包含了以下幾項：
- 顧客可透過訂單與店家發送訊息，訊息將回到商店後台的訊息中心。
- 出貨人員、撿貨人員、客服等都能針對訂單做內部訊息備註，提高組織溝通順暢度。
- 可撰寫「出貨備註」，並於出貨單上顯示，給予顧客提示內容。
SHOPLINE 訂單管理系統 − 訂單通訊與內部溝通備註
顧客選錯商品？利用編輯訂單修改商品詳情
相信有在經營網路商店的你曾經都遇過這樣的問題：「客人下錯商品怎麼辦？」、「客人說想要改商品數量可以嗎？」，這時候雖然你也能透過另外新增訂單或請客人重下單的方式來解決，但當客人表示要同一筆寄出貨物的時候，對於出貨人員來說可就麻煩了，甚至有可能讓你的運費 double 增加。
SHOPLINE 的訂單系統裡就支援了「編輯訂單商品詳情」的功能，讓你可以針對有問題的訂單做商品數量、品項及折扣的編輯，不僅直接解決客人的問題，還能加速訂單處理的流程！
SHOPLINE 訂單管理系統 − 編輯訂單商品詳情
顧客想要分開出貨怎麼辦？必知拆單功能
你有預購商品嗎？如果有，那你肯定會遇到客人提出這樣的問題：「可以先幫我把現貨商品寄出嗎？」。通常顧客下單時並不會把預購商品及現貨商品分開下訂，卻又希望先收到現貨商品，這時候你便可以使用 SHOPLINE 訂單管理系統內的「拆單」功能。
首先，找到客人的訂單並點選「拆單」，選擇好你要拆出的商品，按下保存後便會成立兩張訂單，一張是原先的母訂單；一張是拆出的子訂單，其後面會出現英文字母代表子訂單，並且可選擇是否寄出拆開的訂單資訊給客人，這時候就能依據兩張不同訂單來做出貨，避免更改了訂單貨態，結果發現還有預購商品沒寄出囉！
SHOPLINE 訂單管理系統 − 拆單功能
撿貨出貨一團亂？讓撿貨單與出貨單幫你一把
不論你是一人團隊，亦或是多人大型公司，出貨前的流程總是需要做好 Step by Step 的規劃，讓執行出貨的順序更便捷。 SHOPLINE 訂單管理系統中便提供了「撿貨單」與「出貨單」的功能，你可以透過進階篩選器篩出當天預計要出貨的訂單們，並下載撿貨單與出貨單。
撿貨單上的資訊只會有商品被訂購的數量，方便撿貨人員快速拿取商品。當檢貨完成後，便將貨品提供給出貨人員，出貨人員可以依據「出貨單」或「訂單明細」的資訊來包裝貨物，最後再貼上出貨標籤，等待送貨，就完成一連串的出貨流程哩。
順帶一提，出貨單的頁面簡潔，且會隱藏訂購人相關資訊，僅提供收件人的必要資訊，而上面附有編號條碼，可搭配做更多進階的批次處理事務；而訂單明細則會包含所有訂單資訊及通訊內容等，店家可依據自身需求選擇要隨貨附贈出貨單或是訂單明細喔！
SHOPLINE 訂單管理系統 − 撿貨單、出貨單示範
進階退貨管理，不讓退貨成為客服壓力
客人也越來越多後，生意也絡繹不絕，但隨之而來的問題便是「客人想退貨」。雖然說店家們可以透過客服技巧降低退貨機率，但仍無法避免的時候，加上目前台灣消保法所規定的七天內退換貨政策下，退貨也成為一項重要的管理項目。
SHOPLINE 訂單管理系統貼心地替各位將「退貨訂單」統整出來，成為獨立的管理頁面，店家們可以在客人的原訂單內按下「退貨」按鈕，選擇需要退貨的商品後便會自動成立一筆退貨訂單資料，並且可以選擇欲退貨的自訂退款、退貨資料，隨時更新與追蹤退貨進度，不僅能降低流程困難度，更能有機會因退貨處理得好，讓顧客對品牌留下好印象呢！
PS. 若您的商店有使用串接的 7-11 C2B 退貨便服務，在退貨管理中也支援此項目，在執行退貨後，客人便能依據退貨信件上的指示，到 7-11 ibon 進行後續退貨服務，而退回的商品也會由 7-11 物流商交還給您。
SHOPLINE 訂單管理系統 − 退貨訂單管理
編輯的貼心備註：
- 若想了解 SHOPLINE 訂單管理系統的詳細操作設定，請點這個連結
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