什麼是 POS 系統？功能優點、如何挑選一次看懂！

不論你是開店新手，還是經營店面一陣子的老闆，想必都聽過「收銀機」或「 POS 系統」。而所謂的 POS 系統，是英文 Point of Sale 的縮寫，其實就是一套幫助商家完成結帳、記錄進出貨、管理庫存的工具。許多人會以為傳統收銀機就是 POS 系統，但其實收銀功能只是 POS 系統的一個功能，它還能為商家做到商品庫存管理、處理發票、會員紀錄，甚至還可幫你自動對帳等，可說是實體開店的店務好幫手。

不過對於剛創業，每一塊錢都得精打細算的品牌主來說，從 POS 系統的軟體到硬體都需要一筆費用，後續還可能有維護成本，光想到這裡，或許就讓你想打退堂鼓了。

但其實 POS 系統除了上述的店務管理功能之外，它還藏有許多對實體商店長期經營很有幫助的「隱形優勢」，只是很多人一開始沒注意到。而本文就打算從「POS 系統是什麼」開始討論，帶你瞭解「它有哪些功能」、「哪些人適合用？」、「能帶來哪些實際效益？」等，同時也會分享該如何挑 POS 系統，讓你不再霧煞煞！

POS 系統的組成

目前坊間常見的 POS 系統可分成 mPOS（Mobile POS，指搭載於移動設備上的 POS） 系統與傳統硬體 POS 系統，但不管是哪種，一套 POS 系統的核心都可由軟體和硬體組成，就像是你店裡的「大腦＋手腳」組合，幫助你思考（軟體）和幫助你執行（硬體）。

POS 軟體是核心靈魂

以零售業為例，POS 軟體就是整套系統的心臟，負責記錄銷售、追蹤庫存、分析報表等功能。有些系統是直接安裝在機器裡，有些則像手機 App 一樣，只要在平板或手機下載就能用。現在很多商家會選擇「雲端型 POS」，資料存在雲端，不怕機器壞掉或資料遺失，還能隨時隨地登入查看。

最常見是直接灌在硬體內做使用，以及以 App 形式呈現的 mPOS 這兩種。第一種你可以想像成我們電腦常用的文書系統 Office，購買後廠商會直接將系統灌入你的電腦中。後者則是類似於下載的手機 App，透過智慧型手機、平板等行動設備裝載 App，下載後透過智慧裝置直接使用。

而傳統 POS 機及雲端 POS 機最大的差異，是資料保存及系統維護方式：

一、資料保存方式

傳統硬體型 POS 機的資料會直接存放於電腦或該設備中，不會備份上傳到網路雲端或其他地方即時儲存。當資料需轉移時，僅能透過人工手動的方式進行，執行上較不方便。mPOS 則是將資料保存於雲端，資料將被保存於遠端主機當中，若硬體出現故障時資料將不易受影響。

若想瞭解更多差異，可以參考這篇：《 iPad POS 與傳統買斷 POS 系統有什麼不同？ 》

二、系統維護方式

另一則是系統維護方式。傳統型 POS 是由工程師寫完程式後直接安裝於個人硬體或電腦中，若該軟體需要做維護或是更新，工程師必須針對個別機台做分析、更新與修理。而 mPOS 的 POS 系統，工程師則可透過遠端進行維護。軟體有新功能或定期更新時，使用者都可以透過 App 更新來使用更新的軟體。

POS 硬體是執行工具

POS 的硬體則是讓整套系統「動起來」的工具，像是收銀機、條碼掃描槍、出單機、發票機、錢箱等等。根據商家需求，有些簡單一點的 POS 只需要一台平板＋出單機就能運作，有些複雜一點的，像大型店面或餐廳，則會搭配螢幕、刷卡機、掃描器等整套設備。

硬體一般是根據店面的需求可以自行增減，而 mPOS 與傳統型的 POS 所搭配的硬體，也會有所差異。像 mPOS ，只要一台可以下載 App 使用的平板便是基本配備。

而根據廠商的不同，也會對於平板有不同規定，例如有些是僅限於 iPad 上使用，有些適合 Android，少部分則是兩者都可以使用。傳統型因為是將資料灌入硬體，系統螢幕、主機便是必備的硬體。

我們整理了幾種常見的 POS 硬體，以及需要該 POS 硬體的使用情境，詳見以下。

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哪些情況你會需要 POS 系統？

許多人或許都有這樣的疑問：「現在記帳、叫貨我都可以自己來，也沒遇到什麼問題，為什麼會需要使用 POS 系統呢？」

這是很多品牌主在創業初期都會問自己的問題，尤其是預算有限的時候，POS 系統需要一筆費用，怎麼想都是「之後再說」的事。但其實 POS 不只是幫你收錢的工具，更是一套能幫你提升效率、省時間、看懂數字、管好庫存、經營顧客的超級助手，讓你有餘力把時間花在真正重要的地方，像是可以擠出更多的專注力與時間開發新商品、做行銷、跟顧客互動，畢竟對於創業者來說時間就是金錢。

而已長遠角度來看，除了管理層面的益處，這邊列舉幾點能透過 POS 系統帶來的好處。

優點一、精準掌握營運資源

開店最大的煩惱，便是該如何控管成本，創造更多的營收，但你真的瞭解你手中握有多少資源嗎？倉庫中有多少未出售的庫存、平均每月有多少淨盈利等，這些問題透過 POS 系統，你將能夠回答的精準無誤。而掌握資源最大的好處，在於你能夠清楚瞭解店面的狀況，現在是有許多商品囤積在倉庫嗎？還是有足夠的資金拓展新的市場？

優點二、進行縝密商業佈局思考與分析

善用數據分析，能為你的商店經營更上一層樓。怎麼說呢？例如疫情期間，透過營收數據你發現到口紅的銷量降低，反而眼妝、眼影的銷量提升，你發現原來疫情期間因為戴口罩，許多人便忽略口紅改在眼妝上下功夫。透過數據看見這些趨勢與市場洞察，將能幫助你為當下或下一季的營運策略做出更正確、更符合市場需求的選擇。

這裡整理一些常見，能協助你判斷生意好壞，進一步調整營運策略的幾項重要指標：

• 【詳細的銷售數據】：如多間分店或線上線下商店，個別店面的營運數據。
• 【各時段的銷售紀錄】：包括各時間點實際營收、成本、淨盈利等數據。
• 【銷售狀況的細部數據資料】：如個別員工的銷售業績、個別商品的銷售成績等。
• 【訂單資料】：如每日訂單數量、各訂單的成交金額、分別為哪些會員購買等。

優點三、提高營運效率，節省時間人力

正如前面我們所提及的，POS 系統能為你提高營運效率，節省更多時間。例如一般你需要花上一兩個小時閉店、盤點商品，並整理一整天下來紙筆記錄的營收資料。但 POS 系統能自動在結帳、進貨、盤點的每一個當下紀錄資料，讓你無需事後重新整理，為你節省時間和人力成本，將這些資源投注在更能為店面帶來營收的事情上。

優點四、提供顧客滿意度，使雙方的溝通更有效

快速有效率的服務能令消費者對品牌的好感度提升，反之若消費者在購物流程中有任何不舒服的感受，則很可能消費後就再也不給品牌機會。而 POS 系統則是可以協助你，不管是提升結帳流程還是在管理會員上，幫助你紀錄更多的會員資料，有效的拉起與會員間的聯繫。

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零售 POS 系統的詳細使用情境

談完了 POS 系統帶來的效益後，你還是很難想像 POS 系統，能怎麼樣實際幫助商店營運嗎？這裡我們以零售業為例，列舉了幾個使用情境，並且示範 SHOPLINE 推出的 SHOPLINE  POS 系統在之中是如何運作，來幫助你更具體的瞭解 POS 系統。

• 情境一、商品建檔與庫存管理
• 情境二、改善銷售流程
• 情境三、進銷存、銷售查詢與管理
• 情境四、有效管理會員數據
• 情境五、全通路管理
• 情境六、其他店務管理

情境一、商品建檔與庫存管理

「你是否常常搞不清楚倉庫還剩多少貨？」
「熱賣商品一下子賣光又來不及補？」

庫存管理一直是零售店最常遇到也最棘手的問題。庫存管理不當會衍生出的問題相當多，例如無法抓準安全庫存導致商品一直在缺貨、無法得知倉庫存有多少貨導致可動用的現金流變少、不清楚既有庫存狀況導致無法以最有效益的方式促銷或清倉…等。

這些隨處可見的小問題看似沒什麼，但累積起來不僅會壓縮可能的獲利空間，嚴重更可能會在無意之中傷害商譽。而 POS 系統正好能解決由庫存而生的所有問題。

要做好庫存管理，先從釐清有多少商品開始做起。POS 系統能協助你快速為每一項商品編碼，及製作 SKU、條碼等身分證明，如此以來在往後的查貨、分店調撥、或是退換貨時，都能快速的找到對應的正確商品，也會在需要查找商品資訊時更有效率。

POS 系統也能協助你紀錄每項商品的任何異動，從商品進貨、銷售、退換貨、商品預訂到分店調撥，所有商品數量的變化都能被準確紀錄，也能隨手確認現有的庫存數目。

在你為商品建好身份，確實掌握庫存異動，再搭配 POS 系統的其他功能，你就可以解決我們以上提到，或是更多你在開店時遇到的困擾。舉例來說，一些熱門商品經常銷售一空，但可動用現金又不足夠拿去囤更多的商品，這時你就可以檢視銷售報表，抓出該項商品的平均銷售量，再計算從向廠商叫貨到實際到貨需要幾個工作天，為這些商品定下「安全庫存量」。每次只要該商品數量低於安全量時，就可以向廠商叫貨，有備無患讓你的熱門商品不缺貨一直賣。

情境二、銷售流程更順，結帳更快

「顧客排隊久了不耐煩？」
「找錢常常出錯？」

想讓消費者留下深刻印象，除了有趣吸引人的商品外，「服務」也是消費者經常注意且放在心上的重點。結帳經常要排隊、不清楚該怎麼退換貨、明明是熟客但店員好像對我的喜好不瞭解等。所謂「魔鬼藏在細節裡」，當你花費心思提供顧客完善的服務時，「賓至如歸」的感受便能成為顧客願意再回購的主因。

POS 系統則能幫助你，在這些細節、流程上提供更好的服務。POS 系統能有效提升結帳速度，透過完整的商品目錄，你可以快速找到顧客購買的商品，直覺化的設定折扣、付款資訊，並自動代入會員資訊。此外透過 POS 系統，退換貨時也能使庫存、進銷存保持正確，讓你能提供消費者更完善、更貼心的服務。

情境三、進銷存及營收數據一手掌握

「每天關帳都要人工對帳？」
「想做報表卻不知道從哪裡開始？」

每日營收、成本與淨盈利計算也是每天必須處理的店務之一。對帳面、營收瞭解得越透徹，你就能越有效的運用資源，帶來更豐盛的利益。千萬別小看這些累積起來的營收資料，商店在遇到需要做策略或決策的時候，清楚的帳面資料將能成為最值得信賴的參考依據，為你的策略指出一條成功方向。

舉例來說，今天你正和夥伴商量著一項最近新進的商品，你覺得最近有許多人下單，感覺機會很大，你的夥伴卻對此有點遲疑。這時候參考這項商品過去的銷售紀錄，或是同質性商品的銷售業績，以及目前握有的資源當中，能有多少金額或資源能來測試這項商品的市場，這些資料都將幫助你們更正確的判斷應該如何下決定。

POS 系統能清楚地整理每一筆銷售紀錄，將你的進銷存整理的有條有序。銷售的狀況也能清楚保存下來，如銷售店員、使用哪些折扣、預定訂單已支付多少金額等等。這些資料除作為策略制定的依據外，也可以從進銷存中，瞭解營運的健康程度，適時做出調整或應對。

情境四、會員管理超方便

「你還記得熟客上次買了什麼嗎？」
「想做生日優惠卻找不到會員資料？」

培養回頭客除了給予讓顧客滿意的服務外，有策略的經營會員也是一個不敗的必學招式。記得顧客喜好、提供常客獨家優惠等，都能讓顧客感受到「被用心關照」，進而願意成為忠實粉絲，對品牌產生依賴。一間店擁有越多的忠實粉絲，品牌也就越能立足，並長久經營下去。

POS 系統能為你紀錄顧客的基本資料及過去的消費記錄，你可以善用這些資訊制定會員計畫，例如針對會員發送生日禮金，或是依據消費金額制定不同等級的會員獎勵，讓顧客覺得被「記住」，品牌黏著度大大提升。

POS 系統上對會員的紀錄，也可以讓你確保，不論今天值班的是哪位夥伴，都能提供會員最「客製化」的服務。善用會員標籤、備註功能，例如某位女士到店裡必逛高跟鞋，那值班夥伴看到備註就能主動將新款高跟鞋拿出來給她參考，創造讓顧客感到驚喜的服務。

情境五、線上線下 OMO 全通路經營

隨著消費者對品牌的要求越來越高，市場競爭也越趨激烈，有越來越多的商家投入「OMO 全通路」的銷售模式中，OMO 是「Online Merge Offline」的縮寫，意思是「線上與線下融合」。

簡單來說，不再把網路商店和實體店分開看，而是把它們整合成一個完整的顧客體驗。同時提供線上與線下的購物選項不僅可以增加獲客機會，也能符合現代新興的消費習慣，例如到實體店試用商品，再到網路商店進行消費；又或者是讓消費者在線上購物，再到實體門市取的「線上買門市取」等，如此一來都能提高消費者下單的機會。

想知道如何進一步整合線上線下多通路，可以參考本篇《線上、線下差異化怎麼做？利用 SHOPLINE POS 「實體店價格」制定你專屬的定價策略！》

線上線下的整合可以幫助你同時掌握網路與實體店面的所有營運資訊，從庫存、進銷存到會員，讓你不僅清楚瞭解各通路為商店帶來的營收，也可以讓你在經營多通路時，面對大量的庫存進出與帳面也能保持正確。

情境六、其他店務管理

除了上述之外，開店也經常遇到其他需要處理的瑣碎店務。例如開發票報稅，或是員工管理。這些也可以透過 POS ，讓經營更有效。

開店遇到開發票或收據的情況時，有許多人選擇開立傳統型發票或收據（例如手寫的三聯式發票），但開立這些發票的過程相當麻煩。透過 POS 系統，發票的開立與結帳一併完成，同時將發票號碼、開立時間等資訊傳送至後台，若出現空白發票或作廢發票的情況，POS 系統也能完整紀錄，讓發票報稅這件事簡單得多。

又或者管理員工時利用打卡鐘，每月需要一張一張的計算實際時數並結算薪水，其實這些你都可以利用 POS 系統完整紀錄，甚至不需要另外添購打卡鐘。

品牌該如何選擇適合的 POS 系統？

儘管 POS 系統能為商家帶來許多的益處，但面對市場上許許多多的系統，你可能仍然對如何挑選無從下手。其實不僅是不同產業，不同廠商、公司製作的 POS 系統也更有優缺點，沒有「完美」的系統，只有「適合你店型和需求」的系統。與其追求功能最多、介面最華麗的，不如先回頭問自己幾個關鍵問題：

• 我為什麼想導入 POS 系統？是想要更快結帳？更好管庫存？還是追蹤業績、經營會員？
• 目前經營上最大的痛點是什麼？是庫存混亂？對帳耗時？還是常忘記熟客偏好？
• 我在哪個產業？適合哪一類型的系統？餐飲、零售、服務？每個行業需求都不一樣。
• 我真的需要那些進階功能嗎？有些功能看起來很炫，但不一定符合你的規模或用得上。
• 我的預算範圍是多少？能接受月租費還是希望一次買斷？

先整理出以上五個問題的回答，並參考各家官網對自家 POS 的描述及用戶推薦等資訊，再比對自己的需求，一步步的篩選。

例如你希望引進一套在庫存管理上有強大功能的 POS 系統，那你可以參考各家系統是怎麼管理庫存，並試想自己商店目前的日常經營模式，是否適合使用。

舉例來說，你是經常出國帶貨的服飾店老闆，因為每次出國帶回的商品都不相同，但又想透過 POS 系統計算扣除成本後的實際盈利，這時候「商品建檔」速度的快慢，就可以成為挑選時的條件之一，太過緩慢的建檔過程會讓你需要花費大量時間在輸入每次的商品上，長期下來或許浪費了更多時間，那建檔不易的 POS 系統顯然就不適合你。

POS 系統選擇上的小建議

• 【有無免費試用很重要】：一套系統再好，如果你用不習慣、團隊也不會用，效果也出不來，找可以實際試用、甚至能現場教學的廠商更安心。
• 【建檔、操作要直覺易學】：尤其是經常進新貨的零售業或代購店，一套建檔流程順暢的系統會省下你大量時間。
• 【後續支援與維護服務要到位】：有沒有客服窗口？出問題誰能幫你？是否能遠端更新？這些看似細節，其實影響你未來用得順不順超關鍵。

挑選 POS 系統就像找合夥人，不用最厲害，但一定要最瞭解你、最能解決你痛點的那一套系統！

使用 POS 系統或更換廠商的警訊

你可能會想：「我店不大，沒這麼多流程要處理，用不用 POS 好像也還好吧？」或者：「我已經有在用 POS 系統了，雖然功能有點陽春，但也還勉強能用啦……」

但其實，有沒有用對系統、用得順不順，直接影響到你每天的店務效率、財務控管，甚至是顧客的回購意願。如果你遇到下面這些情況，可能就該考慮導入 POS，或是重新評估目前使用的系統是否夠力。

店務管理常見警訊

• 倉庫一團亂，新品與滯銷品堆疊在一起，老是搞不清楚缺不缺貨。
• 資金流常卡住，明明業績不錯，卻老覺得錢都飛去哪了。
• 雖然有會員制度但沒在經營，誰是熟客？誰消費最多？完全沒頭緒。
• 經常要到倉庫翻找才知道商品缺貨，或是顧客下訂後才發現供應商斷貨，只好急忙跟顧客道歉。
• 想查一筆訂單或商品紀錄，卻像大海撈針一樣找半天。
• 不確定哪些商品是店內熱銷品，商品該進多少貨都憑感覺，或是貨沒了就訂。
• 經常被客人問店面能不能刷卡。
• 每天成交幾十筆訂單，每天關帳前都要花好幾個小時計算今天的營業額。
• 使用的 POS 系統只有收錢功能，其他什麼都幫不上忙。
• 曾經有夥伴反映過其他夥伴很混，但也不曉得誰做了多少業績，無法處理這類的問題。

如果上述的問題中你也曾遇到過，這些問題可能正殘害著你的盈利與商譽而你卻不自知。若以上的情況你經常遇到，那不要猶豫，是時候該挑選一套 POS 系統來解決問題了。

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最後，若你是零售品牌主，也正好需要一套簡單好用，卻能精準的解決開店問題的系統，SHOPLINE POS 是你的好選擇，我們十分瞭解各式各樣的商家最真實的需求，不只是「能結帳就好」，而是要有一套真的能解決問題的系統，像是從庫存管理、會員經營，到數據分析、全通路整合都能一套搞定，讓店務不再手忙腳亂，幫你把生意做起來。

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Ruth

SHOPLINE 行銷專員

SHOPLINE 電商教室編輯，喜歡研究消費者心理領域的相關資訊，擅長將複雜的東西轉成白話文，希望能利用電商教室協助店家將生意做得更好