不論你是開店新手,還是正在經營店面,都一定聽過大家討論收銀機或是 POS 系統。所謂的 POS 系統,代表的是消費者在店面購物時,一套輔助店家、老闆完成交易結帳、庫存進銷存管理的系統工具。傳統上有人會將收銀機與 POS 系統、POS 機混為一談,但 POS 系統能為店家做到的不僅只有收銀,還具有整理商品庫存、會員管理、發票稅務等功能,是開店時輔助老闆處理店務的好幫手。

但對創業開店,每一筆資金都要小心運用的老闆來說,從 POS 系統的軟體到硬體,都需要一筆資金,且後續維護也需要納進成本考量裡,光這點是不是就勸退你了呢?

其實 POS 系統除了「方便管理」外,還有許多長期來看,對店面維運相當有幫助的隱性優點,是許多人添購 POS 系統時未曾想到的。究竟什麼是 POS 系統、POS 系統有哪些功能、我是否適合 POS 系統、POS 系統能為我帶來多少效益、POS 系統的挑選指南、POS 系統的維護成本等,所有關於 POS 的內容都在本文一次告訴你!

什麼是 POS 系統?

POS 系統的英文全名為 Point of Sale,中文名為銷售時點信息系統。是指由硬體與軟體組成,能夠協助處理店家諸如庫存、進銷存、發票管理等店務的一套系統。根據產業的不同如餐飲、零售、複合式商店、服務型產業等店面類型的不同,也會有功能上的差異。例如餐飲需要區分外帶內用、新增口味調整的功能,而零售 POS 則需要商品進貨、解決消費者的退換貨問題等功能。

POS 系統常見類型有哪些?

如同前面所提,針對不同產業的需求和性質,POS 系統的功能也會有所不同。這裡我們根據產業型態整理了幾種常見的系統:餐飲 POS、零售 POS、全通路整合型 POS、服務型 POS、複合型 POS、客製化 POS。

  • 餐飲 POS:餐飲需面對的常見需求有外場與廚房的協作、顧客定位等,POS 系統的功能便在於建立起更有效率的協作模式。常見的功能有點餐、場內外出單機制、定位、餐點備註等。常見應用於餐廳、飲料店、餐車、小吃攤、麵包水果等食品店等。
  • 零售 POS:零售最常遇到的問題則是庫存、進銷存需求。通常零售 POS 系統會在資料自動更新上(如顧客結帳後庫存即時異動)有較完整的功能。如庫存管理、收銀結帳、退換貨等。常見應用於服裝飾品、選品店、3C 零件等小型零售上。
  • 全通路整合型 POS:隨著網路與實體的界線逐漸模糊,有越來越多的品牌開始在線上與線下都有販售通路。這時候能協助整合線上線下會員、營收、庫存等資料的 POS 系統便脫穎而出,且在未來,全通路整合的需求只會不減反升。常見應用於網路商店與實體店面兼有者。
  • 服務型 POS:其他有些提供服務的商業模式如按摩芳療,對 POS 系統的需求,則又與餐飲零售有所區隔。常見的功能有顧客預約、訊息推播、消費集點、業績抽成等。常見應用於美髮沙龍、按摩芳療、健身運動課程、醫美診療等。
  • 複合型 POS:有些店面同時有販售食品和零售商品,或是兼含零售與服務,這時只能應付單一型態的 POS 系統便會不敷使用。有些廠商專門提供這種多合一的系統服務,幫助老闆掌握整間店面的營收與營運狀況。
  • 客製化 POS:另外有些更特殊的商業型態,或是有超過百兼據點的大型企業,對 POS 系統的需求就會更多更雜。這時則需由店家自行提出客製化需求,並尋求客製化服務。常見應用如大型超市、跨國企業等。

POS 系統的組成

目前坊間常見的 POS 系統可分成 mPOS(Mobile POS,指搭載於移動設備上的 POS) 系統與傳統硬體 POS 系統,但不管是哪種,一套 POS 系統的核心都可由硬體和軟體組成。

軟體,即整套 POS 系統的核心,透過軟體,系統能夠即時紀錄銷售資訊,並整理成相關報表。硬體,是配合軟體的周邊品項,透過不同硬體能夠完成其他周邊作業。例如標籤列印機、掃描商品條碼等。

  • 系統軟體
  • POS 系統的軟體,最常見是直接灌在硬體內做使用,以及以 APP 形式呈現的 mPOS 這兩種。第一種你可以想像成我們電腦常用的文書系統 Office,購買後廠商會直接將系統灌入你的電腦中。後者則是類似於下載的手機 APP,透過智慧型手機、平板等行動設備裝載 APP,下載後透過智慧裝置直接使用。

    兩者最大的差異,一則是資料保存方式:傳統硬體型的資料會直接存放於你的電腦中,不會於其他地方存有備份。當資料需轉移時,需透過手動的方式進行。mPOS 則是將資料保存於雲端,資料將被保存於遠端主機當中,若硬體出現故障時資料將不受影響。

    若想了解更多差異,可以參考這篇:iPad POS 與傳統買斷 POS 系統有什麼不同?

    另一則是系統維護方式。傳統型 POS 是由工程師寫完程式後直接安裝於個人硬體或電腦中,若該軟體需要做維護或是更新,工程師必須針對個別機台做分析、更新與修理。而 mPOS 的 POS 系統,工程師則可透過遠端進行維護。軟體有新功能或定期更新時,使用者都可以透過 APP 更新來使用更新的軟體。

  • 系統硬體
  • 硬體一般是根據店面的需求可以自行增減,而 mPOS 與傳統型的 POS 所搭配的硬體,也會有所差異。像 mPOS ,一台可以下載 APP 使用的平板便是基本配備。而根據廠商的不同,也會對於平板有不同規定,例如有些是僅限於 iPad 上使用,有些適合 Android,少部分則是兩者都可以使用。傳統型因為是將資料灌入硬體,系統螢幕、主機便是必備的硬體。

    我們整理了幾種常見的硬體,以及需要該硬體的使用情境:

    硬體名稱使用情境硬體類型
    系統螢幕軟體顯示畫面時用的螢幕主機傳統型多使用主機電腦或大型機台,APP 型多使用平板
    條碼掃描槍連結軟體後可讀取條碼,藉條碼讀取商品資訊有線連結掃描槍,或無線連結掃描槍,多與錢箱、收銀台連接
    錢箱存放現金的空間,通常於結帳時彈出供找零、收鈔單一錢箱或結合列印發票收據之多功能錢箱
    發票收據印表機印製發票、收據時用的小台列印機傳統二聯發票機、電子發票機(可列印收據)
    刷卡機顧客結帳時使用信用卡付款使用和銀行合作後使用該銀行提供之刷卡機
    網路連線設備確保 POS 系統連線,資料能即時傳上雲端無線路由器
    表一、常用 POS 系統硬體簡表

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    為什麼你需要 POS 系統?

    許多人或許都有這樣的疑問:現在記帳、叫貨我都可以自己來,也沒遇到什麼問題,為什麼會需要使用 POS 系統呢?相信這是許多人在看到 POS 時經常會思考的疑問,加上多一筆開銷,對創業每一分資金都需要斤斤計較的老闆來說,POS 經常容易成為排序更後面的選擇。但其實 POS 系統能為你做到的不僅只有方便管理,長遠來看更是有許多益處:

    1. 精準掌握營運資源

    開店最大的煩惱,便是該如何控管成本,創造更多的營收,但你真的了解你手中握有多少資源嗎?倉庫中有多少未出售的庫存、平均每月有多少淨盈利等。這些問題透過 POS 系統,你將能夠回答的精準無誤。而掌握資源最大的好處,在於你能夠清楚了解店面的狀況,現在是有許多商品囤積在倉庫嗎?還是有足夠的資金拓展新的市場?

    2. 進行更縝密的商業佈局思考與分析

    善用數據分析,能為你的商店經營更上一層樓。怎麼說呢?例如疫情期間,透過營收數據你發現到口紅的銷量降低,反而眼妝、眼影的銷量提升,你發現原來疫情期間因為戴口罩,許多人便忽略口紅改在眼妝上下功夫。透過數據看見這些趨勢與市場洞察,將能幫助你為當下或下一季或的營運策略做出更正確、更符合市場需求的選擇

    這裡整理一些常見,能協助你判斷生意好壞,進一步調整營運策略的幾項重要指標:

    1. 詳細的銷售數據。若你的商業版圖較大,如有多間分店或線上線下商店時,個別店面的營運數據。
    2. 各時段的銷售紀錄,包括實際營收、成本、淨盈利等數據。
    3. 銷售狀況的細部數據資料,如個別員工的銷售業績、個別商品的銷售成績等。
    4. 訂單資料,如每日訂單數量、各訂單的成交金額、分別為哪些會員購買的等。

    3. 提高營運效率,節省時間人力

    正如前面我們所提及的,POS 系統能為你提高營運效率,節省更多時間。例如一般你需要花上一兩個小時閉店、盤點商品,並整理一整天下來紙筆記錄的營收資料。但 POS 自動在結帳、進貨、盤點的每一個當下紀錄資料,讓你無需事後重新整理,為你節省時間和人力成本,將這些資源投注在更能為店面帶來營收的事情上。

    4. 提供顧客滿意度,使雙方的溝通更有效

    快速有效率的服務能令消費者對品牌的好感度提升,反之若消費者在購物流程中有任何不舒服的感受,則很可能消費後就再也不給品牌機會。而 POS 系統則是可以協助你,不管是提升結帳流程還是在管理會員上,幫助你紀錄更多的會員資料,有效的拉起與會員間的聯繫

    圖一、SHOPLINE POS 概念示意

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    使用 POS 系統能為我帶來什麼?

    談完了 POS 系統帶來的效益後,你還是很難想像 POS 系統,能怎麼樣實際幫助你和你的商店嗎?這裡我們以零售為例,列舉了幾個使用情境,以及 POS 系統在之中是如何運作,來幫助你更具體的了解 POS 系統。

    商品建檔與庫存管理

    庫存管理一直是零售店最常遇到也最棘手的問題。庫存管理不當會衍生出的問題相當多,例如無法抓準安全庫存導致商品一直在缺貨、無法得知倉庫存有多少貨導致可動用的現金流變少、不清楚既有庫存狀況導致無法以最有效益的方式促銷或清倉…….等等。

    這些隨處可見的小問題看似沒什麼,但累積起來不僅會降低可能的獲利空間,嚴重更可能會在無意之中傷害商譽。而 POS 系統正好能解決由庫存而生的所有問題。

    要做好庫存管理,先從釐清有多少商品開始做起。POS 系統能協助你快速為每一項商品編碼,及製作 SKU、條碼等身分證明,如此以來在往後的查貨、分店調撥、或是退換貨時,都能快速的找到對應的正確商品,也會在需要查找商品資訊時更有效率。POS 系統也能協助你紀錄每項商品的任何異動,從商品進貨、銷售、退換貨、商品預訂到分店調撥,所有商品數量的變化都能被準確紀錄,也能隨手確認現有的庫存數目。

    在你為商品建好身份,確實掌握庫存異動,再搭配 POS 系統的其他功能,你就可以解決我們以上提到,或是更多你在開店時遇到的困擾。舉例來說,一些熱門商品經常銷售一空,但可動用現金又不足夠拿去囤更多的商品,這時你就可以檢視銷售報表,抓出該項商品的平均銷售量,再計算從向廠商叫貨到實際到貨需要幾個工作天,為這些商品定下「安全庫存量」。每次只要該商品數量低於安全量時,就可以向廠商叫貨,有備無患讓你的熱門商品不缺貨一直賣。

    圖二、SHOPLINE POS 庫存管理示意

    改善銷售流程

    怎麼吸引更多顧客上門?也是另一個零售店經常遇到的煩惱。除了店面選址、裝潢等吸引新客的因素外,如何讓已經來過或是逛過沒買過的消費者再度上門,也是大家常遺忘卻相當重要的小技巧。

    想讓消費者留下深刻印象,除了有趣吸引人的商品外,「服務」也是消費者經常注意且放在心上的重點。結帳經常要排隊、不清楚該怎麼退換貨、明明是熟客但店員好像對我的喜好不了解……所謂魔鬼藏在細節裡,當你花費心思提供顧客完善的服務時,「賓至如歸」的感受經常是顧客願意再回購的主因。

    POS 系統則能幫助你,在這些細節、流程上提供更好的服務。POS 系統能有效提升結帳速度,透過完整的商品目錄,你可以快速找到顧客購買的商品,直覺化的設定折扣、付款資訊,並自動代入會員資訊。此外透過 POS 系統,退換貨時也能使庫存、進銷存保持正確,讓你能提供消費者更完善、更貼心的服務。

    圖三、SHOPLINE POS 銷售結帳示意

    進銷存、銷售查詢與管理

    每日營收、成本與淨盈利計算也是開店每天都必須處理的店務之一。對帳面、營收了解得越透徹,你就能越有效的運用資源,帶來更豐盛的利益。千萬別小看這些累積起來的營收資料,商店在遇到需要做策略或決策的時候,清楚的帳面資料將能成為最值得信賴的參考依據,為你的策略指出一條成功方向。

    舉例來說,今天你正和夥伴商量著一項最近新進的商品,你覺得最近有許多人下單,感覺機會很大,你的夥伴卻對此有點遲疑。這時候參考這項商品過去的銷售紀錄,或是同質性商品的銷售業績,以及目前握有的資源當中,能有多少金額或資源能來測試這項商品的市場,這些資料都將幫助你們更正確的判斷應該如何下決定。

    POS 系統能清楚地整理每一筆銷售紀錄,將你的進銷存整理的有條有序。銷售的狀況也能清楚保存下來,如銷售店員、使用哪些折扣、預定訂單已支付多少金額等等。這些資料除作為策略制定的依據外,也可以從進銷存中,了解營運的健康程度,適時做出調整或應對。

    圖四、SHOPLINE POS 交易紀錄、營收報表示意

    有效管理會員數據

    培養回頭客除了給予讓顧客滿意的服務外,有策略的經營會員也是一個不敗的必學招式。記得顧客喜好、提供常客獨家優惠等,都能讓顧客感受到「被用心關照」,進而願意成為忠實粉絲,對品牌產生依賴。一間店擁有越多的忠實粉絲,品牌也就越能立足,並長久經營下去。

    POS 系統能為你紀錄顧客的基本資料及過去的消費記錄,你可以善用這些資訊制定會員計畫,例如針對會員發送生日禮金,或是依據消費金額制定不同等級的會員獎勵,鼓勵顧客對品牌忠誠,越買越多。

    POS 系統上對會員的紀錄,也可以讓你確保,不論今天值班的是哪位夥伴,都能提供會員最「客製化」的服務。善用會員標