不論你是開店新手,還是正在經營店面,都一定聽過大家討論收銀機或是 POS 系統。所謂的 POS 系統,代表的是消費者在店面購物時,一套輔助店家、老闆完成交易結帳、庫存進銷存管理的系統工具。傳統上有人會將收銀機與 POS 系統、POS 機混為一談,但 POS 系統能為店家做到的不僅只有收銀,還具有整理商品庫存、會員管理、發票稅務等功能,是開店時輔助老闆處理店務的好幫手。

但對創業開店,每一筆資金都要小心運用的老闆來說,從 POS 系統的軟體到硬體,都需要一筆資金,且後續維護也需要納進成本考量裡,光這點是不是就勸退你了呢?

其實 POS 系統除了「方便管理」外,還有許多長期來看,對店面維運相當有幫助的隱性優點,是許多人添購 POS 系統時未曾想到的。究竟什麼是 POS 系統、POS 系統有哪些功能、我是否適合 POS 系統、POS 系統能為我帶來多少效益、POS 系統的挑選指南、POS 系統的維護成本等,所有關於 POS 的內容都在本文一次告訴你!

什麼是 POS 系統?

POS 系統的英文全名為 Point of Sale,中文名為銷售時點信息系統。是指由硬體與軟體組成,能夠協助處理店家諸如庫存、進銷存、發票管理等店務的一套系統。根據產業的不同如餐飲、零售、複合式商店、服務型產業等店面類型的不同,也會有功能上的差異。例如餐飲需要區分外帶內用、新增口味調整的功能,而零售 POS 則需要商品進貨、解決消費者的退換貨問題等功能。

POS 系統常見類型有哪些?

如同前面所提,針對不同產業的需求和性質,POS 系統的功能也會有所不同。這裡我們根據產業型態整理了幾種常見的系統:餐飲 POS、零售 POS、全通路整合型 POS、服務型 POS、複合型 POS、客製化 POS。

  • 餐飲 POS:餐飲需面對的常見需求有外場與廚房的協作、顧客定位等,POS 系統的功能便在於建立起更有效率的協作模式。常見的功能有點餐、場內外出單機制、定位、餐點備註等。常見應用於餐廳、飲料店、餐車、小吃攤、麵包水果等食品店等。
  • 零售 POS:零售最常遇到的問題則是庫存、進銷存需求。通常零售 POS 系統會在資料自動更新上(如顧客結帳後庫存即時異動)有較完整的功能。如庫存管理、收銀結帳、退換貨等。常見應用於服裝飾品、選品店、3C 零件等小型零售上。
  • 全通路整合型 POS:隨著網路與實體的界線逐漸模糊,有越來越多的品牌開始在線上與線下都有販售通路。這時候能協助整合線上線下會員、營收、庫存等資料的 POS 系統便脫穎而出,且在未來,全通路整合的需求只會不減反升。常見應用於網路商店與實體店面兼有者。
  • 服務型 POS:其他有些提供服務的商業模式如按摩芳療,對 POS 系統的需求,則又與餐飲零售有所區隔。常見的功能有顧客預約、訊息推播、消費集點、業績抽成等。常見應用於美髮沙龍、按摩芳療、健身運動課程、醫美診療等。
  • 複合型 POS:有些店面同時有販售食品和零售商品,或是兼含零售與服務,這時只能應付單一型態的 POS 系統便會不敷使用。有些廠商專門提供這種多合一的系統服務,幫助老闆掌握整間店面的營收與營運狀況。
  • 客製化 POS:另外有些更特殊的商業型態,或是有超過百兼據點的大型企業,對 POS 系統的需求就會更多更雜。這時則需由店家自行提出客製化需求,並尋求客製化服務。常見應用如大型超市、跨國企業等。

POS 系統的組成

目前坊間常見的 POS 系統可分成 mPOS(Mobile POS,指搭載於移動設備上的 POS) 系統與傳統硬體 POS 系統,但不管是哪種,一套 POS 系統的核心都可由硬體和軟體組成。

軟體,即整套 POS 系統的核心,透過軟體,系統能夠即時紀錄銷售資訊,並整理成相關報表。硬體,是配合軟體的周邊品項,透過不同硬體能夠完成其他周邊作業。例如標籤列印機、掃描商品條碼等。

  • 系統軟體
  • POS 系統的軟體,最常見是直接灌在硬體內做使用,以及以 APP 形式呈現的 mPOS 這兩種。第一種你可以想像成我們電腦常用的文書系統 Office,購買後廠商會直接將系統灌入你的電腦中。後者則是類似於下載的手機 APP,透過智慧型手機、平板等行動設備裝載 APP,下載後透過智慧裝置直接使用。

    兩者最大的差異,一則是資料保存方式:傳統硬體型的資料會直接存放於你的電腦中,不會於其他地方存有備份。當資料需轉移時,需透過手動的方式進行。mPOS 則是將資料保存於雲端,資料將被保存於遠端主機當中,若硬體出現故障時資料將不受影響。

    若想了解更多差異,可以參考這篇:iPad POS 與傳統買斷 POS 系統有什麼不同?

    另一則是系統維護方式。傳統型 POS 是由工程師寫完程式後直接安裝於個人硬體或電腦中,若該軟體需要做維護或是更新,工程師必須針對個別機台做分析、更新與修理。而 mPOS 的 POS 系統,工程師則可透過遠端進行維護。軟體有新功能或定期更新時,使用者都可以透過 APP 更新來使用更新的軟體。

  • 系統硬體
  • 硬體一般是根據店面的需求可以自行增減,而 mPOS 與傳統型的 POS 所搭配的硬體,也會有所差異。像 mPOS ,一台可以下載 APP 使用的平板便是基本配備。而根據廠商的不同,也會對於平板有不同規定,例如有些是僅限於 iPad 上使用,有些